juli 7, 2020

Kreditor workflow med Dynamics 365

Tilbage til blog

Måske er du træt af håndbårne bilag og manglende overblik, eller også har du dækket dig ind med en tredjepartsløsning, så du er ude over de manuelle processer i hverdagen. Men vidste du, at du forholdsvist enkelt kan komme i gang med elektronisk fakturagodkendelse direkte i Dynamics 365?

Optimér måden du håndterer og godkender kreditorbilag. I Dynamics 365 standard kan du digitalisere det samlede workflow. Du slipper for manuelle godkendelsesprocesser, undgår fejl og sparer tid.

Implementering af et nyt ERP-system er en stor mundfuld. De fleste virksomheder ånder lettet op, når de er i mål og retter opmærksomheden tilbage mod den daglige drift. Det er ærgerligt, for potentialet er stort, og der er mange gevinster at høste ved løbende at optimere brugen.

I en lille serie blog-indlæg kigger vi nærmere på, hvordan du øger værdien af din Dynamics 365. Vi gennemgår moduler, der ligger som standard i systemet, og som du uden ekstra licenser kan tage i brug. I denne omgang kigger vi på kreditorfaktura workflow.

Digitalisering erstatter manuelle processer

Måske er du træt af håndbårne bilag og manglende overblik, eller også har du dækket dig ind med en tredjepartsløsning, så du er ude over de manuelle processer i hverdagen. Men vidste du, at du forholdsvist enkelt kan komme i gang med elektronisk fakturagodkendelse direkte i Dynamics 365?

Uanset hvordan du i dag håndterer godkendelse af leverandørfakturaer, giver det god mening at kigge nærmere på mulighederne, der ligger i Dynamics 365 med kreditorfaktura workflow.

Elektronisk fakturagodkendelse direkte i Dynamics 365

Kreditorfaktura workflow er en integreret del af Dynamics 365, hvilket mange ikke er opmærksomme på. Du kan som standard køre hele godkendelsesflowet digitalt og modulet aktiverer du direkte i applikationen. Det betyder, at du slipper for besværet med installation og tilkøb af licenser, som ellers følger med, når du bruger eksterne programmer, ligesom der heller ikke er behov for en tung integration.

Du afregner heller ikke din brug pr faktura eller antal brugere som i mange tredjepartsløsninger. Det eneste der kræves af dig er, at du én gang for alle definerer og opsætter dit ønskede flow. Derfra kører det hele af sig selv.

Derfor er det smart at fakturagodkende i Dynamics 365

Der findes absolut gode tredjepartsløsninger, som i årevis har klaret netop den digitale fakturagodkendelse, så hvorfor er det, du skal vælge Dynamics 365? Det er der flere gode grunde til:

  • Du slipper for at vedligeholde integrationen til tredjepartsløsningen, hvilket kan være ressourcekrævende især, når der kommer opdateringer.
  • Du får gavn af genkendelighed på tværs af moduler, hvilket giver en bedre brugeroplevelse og mere effektive arbejdsgange.
  • Du har med ét enkelt opslag samlet overblik over detaljer som godkendelseshistorik, bilag, kontering m.m.
  • Du har alle stamdata samlet ét sted, og du ved, at ændringer ét sted afspejles alle steder i systemet.

Systemet husker reglerne, så du kan glemme dem

Opsætning af det digitale godkendelsesworkflow betyder, at I bliver meget præcise omkring retningslinjer for godkendelser. Digitaliseringen tydeliggør godkendelseskriterierne, og det bliver nemt at efterleve dem. De færreste ønsker at begå fejl og med et digitalt godkendelsesworkflow kører alt efter de foruddefinerede kriterier. Den enkelte slipper for at bekymre sig om reglerne og kan kun gøre det rigtige. Systemet husker reglerne, så I ikke skal bruge energi på det.

Effektivt sikkerheds- og kontrolredskab

Digitalt godkendelsesworkflow øger sporbarheden, da alle data er tilgængelige på de enkelte transaktioner, og du kan følge workflow-historikken. Ledelsesmæssigt er det et godt sikkerheds- og kontrolredskab og i forhold til revisionen giver det tryghed og fuld transparens. Slut med usikkerhed og mangelfulde informationer. Alt ligger samlet og let tilgængeligt i systemet.

Sådan kommer du i gang med kreditorfaktura workflow

Der er to ting, du skal have styr på, for at komme i gang med automatiseret kreditorfaktura workflow i Dynamics 365: integration til OCR-genkendelse og definition af godkendelsesflowet. Desuden vil det være relevant at vurdere, om der er forhold, der gør sig gældende i din virksomhed, som kræver særlige tilpasninger.

Du kan i princippet godt indlæse fakturaer manuelt, men ønsker du et fuldt automatiseret forløb, skal du have opsat et indlæsningsmodul. Modulet aflæser og importerer fysiske og elektroniske formater ind i Dynamics 365, hvilket er det man kalder OCR-genkendelse. Der findes flere gode muligheder og selve opsætningen er forholdsvist enkel. Når først du har sikret, at data flyder ind i Dynamics 365, skal du selvfølgelig have forberedt systemet til at håndtere data.

Opsætning af godkendelsesflow

Korrekt håndtering af data sikrer du ved at definere og opsætte dit godkendelsesflow. Kreditorfaktura workflow i Dynamics 365 er meget fleksibelt, så du kan eksempelvis tage højde for detaljer som bagatelgrænse, hierarki af godkendere, godkendelse af afdelingsansvarlige, involvering af projektlederen, når faktura vedrører et særligt projekt etc. Vi oplever ofte, at definition og opsætning af godkendelsesflow bliver en værdifuld øvelse for virksomheden i at revidere og optimere de eksisterende processer.

Fordele ved digital fakturagodkendelse

Der er mange gode grunde til at digitalisere godkendelsen af dine leverandørfakturaer med kreditorfaktura workflow i Dynamics 365. Vi har været igennem flere af dem ovenfor, men lad os lige afslutningsvis opsummere nogle af de væsentligste fordele.

Kreditorfaktura workflow i Dynamics 365 giver dig:

  • Fuldt overblik, da fakturaen samt alle informationer ligger samlet på transaktionen
  • Hurtigere godkendelser, da flerstrengede godkendelser håndteres parallelt og øjeblikkeligt
  • Korrekt flow, da informationer valideres løbende og sikrer, at godkendelseskriterier efterleves
  • Fleksibel og nem brug, da godkendelser kan håndteres på farten både mobilt og offline i app eller via browser
  • Effektive arbejdsgange, da brugerflade og logik er genkendelig på tværs af Dynamics 365
  • Nem vedligeholdelse, da modulet er en integreret del af din standard Dynamics 365

Vi kan hjælpe dig i gang

Overvej, hvor godt det vil være at vide, at når en medarbejder klikker på ”Send i flow,” så er resten taget hånd om. Alt nødvendigt er prædefineret, og alle detaljer indgår, når fakturaen er godkendt. Sikkert, trygt og transparent.

Uanset om vi kender hinanden allerede, eller om du aldrig har arbejdet sammen med os før, kan vi hjælpe dig godt i gang med kreditorfaktura workflow. Modulet trækker på det eksisterende medarbejderhierarki, så selvom vi skal igennem nogle afklarende manøvrer vil en del være givet på forhånd i kraft af det, der allerede er defineret i systemet.

Lad os trække i arbejdstøjet sammen. Invitér os til et møde, hvor vi sammen kigger på, hvad der skal til for at I kan komme i gang med at bruge kreditorfaktura workflow og på den måde maksimere udbyttet af jeres Dynamics 365.

JA TAK, kontakt mig vedrørende opsætning af kreditorfaktura workflow!

Den oprindelige faktura (højre del af billedet) er nu indlæst og klar til at blive sendt i flow. Det prædefinerede godkendelsesflow sikrer, at alle procedurer overholdes.

 

Godkendere kan nemt håndtere fakturaer uanset, hvor de befinder sig. Via en browser eller direkte i en app på mobilen er godkendelsen hurtigt klaret.  

 

Definition og opsætning af godkendelsesflow er en forudsætning for at komme i gang med kreditorfaktura workflow. Det giver ofte anledning til at revidere og optimere de eksisterende processer, hvilket i sig selv kan være en god øvelse.